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Wesentliche Managementfunktionen der Agenturgruppe auf den Dienstleistungspartner übertragen

Weil die Serviceplan Group als eine der international führenden Agenturgruppen ihre Kernkompetenzen nicht im IT-Bereich sieht, hat sie wesentliche Managementfunktionen auf die msg services übertragen. Zudem wurden die Telekommunikation, das Vertragsmanagement und das Lizenzmanagement optimiert.

Die Serviceplan Group ist die größte inhaber- und partnergeführte Agenturgruppe in Europa. Mit Hauptsitz in München beschäftigt sie weltweit über 3.100 Mitarbeiter in mehr als 40 Spezialagenturen. Zu den Alleinstellungsmerkmalen von Serviceplan gehört, dass sie in Deutschland über ein komplett integriertes Agenturmodell verfügt, bei dem alle Kommunikationsdisziplinen unter einem Dach arbeiten.

Ausgangspunkt war der Bedarf an einer wirtschaftlichen und fachlichen Optimierung der gesamten Telekommunikationsverträge. Serviceplan übertrug diese Aufgabe der msg services gmbh. Sie erhielt nicht nur den Auftrag für die Provider- und Mobilfunkberatung, sondern realisierte in unmittelbaren Folgeprojekten auch das gesamte Ausschreibungsmanagement für WAN-Lösungen und Arbeitsplatzdrucker. Seit dieser Zeit sind die Agenturgruppe und der IT-Dienstleister zu einer engen und vertrauensvollen Einheit zusammengewachsen.

„Uns sind durch msg services nicht nur ganz neue Möglichkeiten für eine deutlich leistungsfähigere und wirtschaftlichere Prozessorganisation eröffnet worden, sondern wir haben die Zusammenarbeit auch als ungewöhnlich eng und fruchtbar erlebt“, resümiert Lars Meyer, Head of IT bei der Serviceplan Group.

Die enge Partnerschaft drückt sich etwa in der Übertragung des IT-strategischen Coachings aus. Denn msg services wurde damit betraut, im Rahmen eines Interim Managements wirksame Impulse für die Optimierung der Applikationen und Serviceprozesse zu entwickeln. Dazu gehörte die Konzeption einer Neuausrichtung der IT-Organisation ebenso wie die Unterstützung der Führungskräfte und Mitarbeiter im Projektmanagement, der Dokumentation der Business Prozesse und der dazu gehörenden Applikationen. Auch Kommunikationstrainings im Bereich Service Desk sind regelmäßiger Bestandteil dieser Aufgaben.

Ein weiterer und kontinuierlicher Beratungsbereich betrifft das Operations Management. Er umfasste zu Beginn eine strukturelle und organisatorische Ist-Analyse der bestehenden IT-Verhältnisse mit anschließender Realisierung eines neuen IT-Organigramms durch msg services. Auch die Übernahme der neu geschaffenen Position des Operation Managers als Gesamtverantwortlicher für den IT-Support und die IT-Infrastruktur gehörte dazu. Ihm obliegen eine Vielzahl Anforderungen, die von der Neustrukturierung des Supports über die Personaleinsatzplanung und Fortbildung der Mitarbeiter bis zur kennzahlenbasierten Optimierung der IT-Prozesse reichen. Und weil diese operativen Aufgaben eng mit der strategischen Ausrichtung des C-Level-Coachings verzahnt sind, können neue Anforderungen in schlanken Prozessen realisiert werden.

Ein weiterer von msg services übernommener Lösungsbereich betrifft das Contract Management. Auf Basis einer anfänglichen Reifegradanalyse wurde eine Lösung für das Vertragsmanagement ausgewählt und eingeführt. Neben dem Aufbau der Infrastruktur und Systemanbindung gehörten auch die Prozessgestaltung und Definition individueller SLAs sowie eine Integration im Service Desk zum Projekt. Angesichts fehlender interner Kompetenzen und Ressourcen wurde Betreuung und Betrieb der Lösung msg services überantwortet.

Dies gilt auch für das Software Asset Management (SAM). Die Einführung einer Software für das Lizenzmanagement erfolgte analog dem Projekt für das Contract Management. Auch hier fand nach der Statusanalyse und Ausschreibung für eine SAM-Lösung die Prozessdefinition und Übernahme der Daten statt, verbunden mit der Aufnahme spezieller Lizenzmetriken. Ebenso wie beim Vertragsmanagement wird auch SAM von msg services betreut und im eigenen Rechenzentrum betrieben.

 

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